Faktura w Polsce
Faktury VAT, faktury bez VAT i faktury proforma z NIP i wszystkimi danymi z art. 106e ustawy o VAT.
Przepisy lokalne
Fakturowanie w Polsce
Od 2026 roku faktury dla firm wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). BillHeron przyda Ci się do faktur proforma, ofert, faktur dla klientów prywatnych, rachunków i czytelnej kopii w PDF dla kontrahenta. Najmniejsze firmy, ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą do końca 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF.
W skrócie
Fakturowanie w Polsce
- Waluta
- Złoty (PLN, zł)
- Podatek
- VAT (podatek od towarów i usług)
- Numer podatkowy
- NIP (10 cyfr), w transakcjach w UE z prefiksem PL
- Rejestracja
- Zwolnienie podmiotowe z VAT przysługuje do limitu sprzedaży z art. 113 ustawy o VAT (od 2026 roku 240 000 zł rocznie). Nie obejmuje m.in. usług prawniczych i doradczych.
Wymogi prawne
Co musi zawierać faktura w Polsce
Czego wymagają przepisy w Polsce. Każdy punkt ma własne pole w edytorze powyżej.
- Datę wystawienia i kolejny numer faktury
- Nazwy, adresy i NIP sprzedawcy i nabywcy
- Datę sprzedaży, jeśli różni się od daty wystawienia
- Nazwę towaru lub usługi, ilość i cenę jednostkową netto
- Stawkę VAT, wartość netto i kwotę VAT dla każdej stawki
- Kwotę należności ogółem, a przy zwolnieniu podstawę zwolnienia z VAT
Stawki podatku
Stawki VAT w Polsce
Ustaw stawkę raz dla całej faktury albo osobno dla pozycji, gdy obowiązują różne stawki.
| Stawka | % | Dotyczy |
|---|---|---|
| Podstawowa | 23% | Większość towarów i usług |
| Obniżona | 8% | Np. gastronomia, usługi budowlane w budownictwie mieszkaniowym i transport osób |
| Obniżona | 5% | Np. podstawowa żywność i książki |
| Zerowa | 0% | Np. eksport i dostawy wewnątrzwspólnotowe |
Warto wiedzieć
KSeF
Od 1 lutego 2026 roku KSeF obowiązuje największe firmy, a od 1 kwietnia 2026 roku pozostałe. Faktury dla konsumentów można wystawiać poza KSeF, a faktury proforma nie są fakturami VAT i do KSeF nie trafiają.
Mechanizm podzielonej płatności
Przy fakturach powyżej 15 000 zł brutto za towary i usługi z załącznika 15 dodaj adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Płatności powyżej 15 000 zł kieruj na rachunek z białej listy podatników VAT.
Zaliczki
Czynny podatnik VAT po otrzymaniu zaliczki wystawia fakturę zaliczkową, a po wykonaniu usługi fakturę końcową, która ją rozlicza.
To ogólne informacje, a nie porada podatkowa. Przepisy i stawki mogą się zmieniać, więc sprawdź aktualne zasady w źródle: Ministerstwo Finansów (KSeF) albo zapytaj swojego księgowego.
Szablony
Wybierz szablon pasujący do Twojej firmy
Dziesiątki profesjonalnych wzorów. Dodaj logo i kolor marki, a szablon zmienisz w każdej chwili.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę wystawiać faktury w KSeF?
Faktury dla firm tak: od 1 lutego 2026 roku największe firmy, a od 1 kwietnia 2026 roku pozostałe. Najmniejsze firmy, ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą do końca 2026 roku wystawiać je poza systemem. Faktury dla konsumentów i faktury proforma możesz przygotować tutaj w PDF.
Czym jest faktura proforma?
To dokument bez skutków podatkowych, którym przedstawiasz ofertę lub prosisz o zapłatę przed wykonaniem usługi. Nie wpisuje się jej do ewidencji VAT i nie wysyła do KSeF.
Jakie są stawki VAT w Polsce?
Podstawowa 23%, obniżone 8% i 5% oraz stawka 0%, na przykład dla eksportu i dostaw wewnątrzwspólnotowych. Część sprzedaży jest zwolniona z VAT.
Fakturowanie w innych krajach
Wszystkie kraje i zawodyWystaw fakturę w kilka minut
Na start za darmo. Pobierz profesjonalny PDF i trzymaj wszystkie dokumenty w jednym miejscu.
Wystaw fakturę